За інформацією: Суспільне Тернопіль.
Трудова книжка/фото ілюстративне. Суспільне Тернопіль
10 червня 2026 року в Україні завершується п’ятирічний перехідний період для внесення даних із паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб. Начальник управління інформаційних систем та електронних реєстрів Головного управління Пенсійного фонду України в Тернопільській області Олександр Томчук в інтерв’ю Українському радіо Тернопіль розповів, чи обов’язково оцифровувати трудову книжку саме зараз і що буде, якщо цього не зробити.
Чому визначено 10 червня 2026 року датою, до якої треба встигнути оцифрувати трудову книжку і завантажити її на вебпортал?
Хочу зазначити, що законодавчо визначено п’ятирічний перехідний період Законом № 1217, який набрав чинності 10 червня 2021 року. Відповідно, він має термін дії, так званий перехідний період — п’ять років. П’ять років спливає якраз 10 червня 2026 року. Суть цього закону полягає в тому, що вводиться поняття електронної трудової книжки.
Це не книжка в такому вигляді, як вона стандартно є в нас і якою була станом на сьогодні. Це набір електронних записів про трудову діяльність особи. Фактично цей набір електронних записів про трудову діяльність особи вже формується з початку 2000-х років.
Відповідно, з 10 червня 2026 року всі записи щодо трудової діяльності особи, які стосуються трудового законодавства і вносяться до звичайної трудової книжки, так само тепер фіксуються в електронному форматі та в Реєстрі застрахованих осіб, який веде Пенсійний фонд України. Уся ця інформація зберігається.
Олександр Томчук і випускова редакторка Українського радіо Тернопіль Наталка Андрушко-Колтун. Суспільне Тернопіль
А якщо людина не встигла це зробити до 10 червня?
10 червня — це більше, як на мене, символічна дата, яка означає завершення перехідного періоду. У законі не передбачено жодних каральних заходів. Він не призупиняє дію інших законодавчих актів. Згідно з чинними нормами, які є на сьогодні в Україні, 10 червня мине, жодних штрафів людям не буде призначено.
Якщо людині необхідно буде подати трудову книжку і вона захоче її оцифрувати, то може це зробити і після 10 червня. І не тільки людина, а й організація також може це зробити. Тобто якихось пересторог щодо того, що не встигли подати, то я не бачу.
До якого терміну будуть приймати оцифровані трудові книжки?
Немає такого поняття, як термін. Трудові книжки прийматимуть доти, доки вони надходитимуть до нас. На сьогодні, на жаль, у черзі в нас дуже багато трудових книжок. Пенсійний фонд працює за принципом екстериторіальності, тобто всі трудові книжки, які надходять до Пенсійного фонду на оцифрування, опрацьовуються незалежно від місця їх подання.
Відповідно, на сьогодні тих трудових книжок у нашій черзі вже настільки багато, що термін їх опрацювання доволі розтягнувся. Наша область є третьою в Україні за показником подання трудових книжок на оцифрування. Враховуючи те, скільки ще в черзі перебуває трудових книжок, які не відпрацьовані, думаю, що приблизно 90 відсотків трудових книжок уже подано.
Чи є можливість подати ці документи на особистому прийомі?
Є можливість подати документи як організації, так і особисто людині. Особисто подати можна двома способами. Перший спосіб — прийти до нашої громадської приймальні чи до будь-якого сервісного центру Пенсійного фонду. Головне — мати документи, які посвідчують особу: паспорт, ідентифікаційний код або ID-картку, а також набір документів, які підтверджують стаж. Ви звертаєтеся до спеціаліста, він оцифровує документи, вони йдуть в опрацювання.
Інший варіант — з дому. Маючи всі документи відсканованими, використовуючи кваліфікований електронний підпис, можна зайти в наші вебсистеми, завантажити всі сканкопії документів, підписати їх своїм кваліфікованим електронним підписом і відправити до Пенсійного фонду на опрацювання. Це абсолютно тотожний спосіб. Є нюанс, пов’язаний із тим, що вхід до наших вебсистем є різноманітним. Один зі способів входу — за допомогою застосунку "Дія".
За допомогою застосунку «Дія» можна зайти та пройти всю процедуру завантаження файлів. Але наприкінці система запропонує: «Підпишіть усі ці документи своїм кваліфікованим електронним підписом». Якщо ви не маєте такого підпису, на жаль, завершити процедуру не вдасться, адже необхідно оформити кваліфікований електронний підпис.
Якщо людина через війну втратила документи, трудову книжку, диплом, а підприємство чи університет, де вона працювала або навчалася, перебувають на окупованій території й архіви втрачені, як підтвердити роки роботи і навчання?
Якщо документи втрачені, є механізм, за допомогою якого можна відновити стаж. Перший варіант — якщо організація свого часу передавала документи до архіву і вони там збереглися, можна взяти архівну довідку. Відповідно, вона також буде врахована при призначенні пенсії, цей стаж буде зарахований.
Інший варіант — знайти двох свідків, які працювали на тому підприємстві разом із людиною, яка зараз хоче зібрати пакет документів для призначення пенсії. Відповідно, через суд це питання також може бути вирішене за умови, що ці двоє людей уже пенсійного віку та їм раніше було призначено пенсію, а стаж на тому підприємстві був зарахований. У такий спосіб також є можливість підтвердити стаж. Інших варіантів я не знаю.
Якщо ні в дипломі, ні в додатку до нього не вказано, що це була стаціонарна форма навчання, які документи треба надати, щоб період навчання був зарахований? Чи це не має значення?
Загалом на оцифрування приймаються всі документи, які ви надасте. Якщо ви вважаєте, що в дипломі щось не зазначено і це може не бути враховано при призначенні пенсії, то найкраще, якщо є така можливість, звернутися до навчального закладу та отримати додаткову довідку про те, що ви дійсно навчалися на стаціонарній формі, із зазначенням дат вступу та закінчення навчання.
Якщо людина передпенсійного віку, скажімо, 59 років, і не встигла завантажити свій диплом, їй зараховуються роки навчання?
Усі роки зараховуються. Хочу запевнити людей у тому, що станом на сьогодні неможливо втратити стаж лише через те, що ви не подали на оцифрування якийсь документ. Якщо у вас настало право на пенсію і стажу достатньо, приходьте з повним пакетом документів.
Усі документи, які ви не надали під час оцифрування, можна спокійно подати під час звернення за призначенням пенсії. Це стосується диплома, військового квитка та будь-яких інших документів.
Ще хочу зазначити, що коли люди самі оцифровують трудові книжки або їх оцифровує роботодавець і подає до Пенсійного фонду, я завжди рекомендую наступне: окрім трудової книжки, подавати всі документи, які стосуються стажу. Наприклад, для жінок це свідоцтва про народження дітей, свідоцтво про шлюб, дипломи про освіту. Можливо, диплом був оформлений на одне прізвище, а зараз людина має інше. Відповідно, має бути свідоцтво про шлюб, яке підтверджує зміну прізвища.
Також варто подавати інші документи: довідки, виписки з колгоспів, де людина колись працювала ще до 2000-х або навіть до 1990-х років. Увесь цей пакет документів слід сканувати та відправляти на оцифрування до Пенсійного фонду, а не лише трудову книжку.
Паперова трудова книжка юридично залишається чинною?
Так. Паперова трудова книжка залишається юридично чинною. Окрім того, після 10 червня всі записи вестимуться в електронному вигляді. Але якщо людина хоче, щоб ці записи дублювалися на папері, тобто вносилися до трудової книжки, то на вимогу найманого працівника роботодавець зобов’язаний внести до трудової книжки всі зміни щодо трудової діяльності, які були електронно занесені до системи Пенсійного фонду України.
У майбутньому, коли така трудова книжка братиметься до уваги під час призначення пенсії, ці записи також будуть враховані. Але хочу зазначити, що фактично з 1 січня 2004 року в нас діє поняття страхового стажу. Страховий стаж враховується за сплаченими внесками та податками. Можуть виникати ситуації, коли в трудовій книжці записано, що людина працювала, наприклад, із 2005 по 2010 рік, але за цей період роботодавець не подавав звітність або не сплачував внески. Тоді цей період може не бути зарахований людині до страхового стажу. І це вже вина роботодавця, а не працівника.
Тому також рекомендую зайти на портал Пенсійного фонду та, особливо напередодні виходу на пенсію, переглянути розділ "Мій стаж"і перевірити, чи весь стаж зарахований правильно.
